Multa de 3.000 euros por usar una grabación de Teams como acta sin informar a los empleados

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sancionado con 3.000 euros a Gesconsult por utilizar una grabación de una reunión realizada en Microsoft Teams como si fuera el acta oficial y compartirla con terceros sin el consentimiento específico de los participantes. Aunque la empresa informó previamente de que la sesión sería grabada, los asistentes no autorizaron ni la difusión posterior ni el uso adicional de sus voces e imágenes fuera de la finalidad inicial de la reunión.

La AEPD recordó que el consentimiento en materia de protección de datos debe ser específico, informado e inequívoco. Aceptar participar en una videollamada grabada no implica permitir cualquier reutilización del contenido. En este caso, la empresa vulneró el artículo 6 del RGPD al no contar con una base legal válida para compartir la grabación con empresas externas ni para sustituir con ella el acta formal de la sesión.

Inicialmente, la sanción ascendía a 5.000 euros, pero se redujo a 3.000 tras el reconocimiento de responsabilidad y el pago voluntario por parte de Gesconsult. La resolución marca un precedente importante para empresas que utilizan plataformas como Teams, Zoom o Google Meet, ya que confirma que grabar reuniones laborales está permitido, pero sujeto a estrictas obligaciones legales relacionadas con la privacidad y el tratamiento de datos personales.

La AEPD insiste en que las organizaciones deben establecer protocolos claros para las reuniones grabadas: informar de la finalidad concreta, limitar el acceso, fijar plazos de conservación y solicitar consentimiento expreso si el contenido se compartirá o tendrá usos distintos a los inicialmente comunicados. El caso refleja además los riesgos crecientes en entornos de teletrabajo y herramientas colaborativas, especialmente ante el auge de sistemas automáticos de documentación y transcripción mediante inteligencia artificial.

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