¿Tengo que incluir un texto sobre privacidad en el correo electrónico?

 

Siempre digo que la consultoría en materia de protección de datos es algo mucho más complejo que cumplimentar una serie de documentación y formularios. Se trata de crear una cultura de la privacidad dentro de las organizaciones y fomentar un autentico respecto por la información que se gestiona.

A pesar de eso, son muchas las empresas que se plantean estos proyectos como un mero trámite a seguir para evitar multas.

Son estas empresas la que siempre me hacen la misma pregunta: ¿Me vas a dar el texto para poner en la firma del correo?. Como si el objetivo del proyecto de consultoría fuera finalmente ese, tener un párrafo informativo en el correo electrónico.

A este respecto siempre respondo lo mismo: el aviso que incluimos muchos en el correo electrónico al respecto de la confidencialidad y protección de datos, no es más que una mera cortesía y no una obligación legal. Me explicaré.

La obligación de informar sobre el responsable del tratamiento, finalidades, ejercicio de derechos, etc., existe.. pero únicamente en el momento en que recopilamos información, tal como se recoge en el artículo 13 del RGPD.

En el momento en que tenemos una conversación a través del correo electrónico con un cliente, contacto, proveedor, etc., ya hemos recopilado anteriormente sus datos (nombre, dirección email) y por tanto no tenemos porqué informarle, porqué ya habremos recopilado sus datos de forma adecuada y conforme a la norma, ¿verdad?.

Por tanto, pese a que no está de más ser transparentes y anunciar en todas parte que tratamos los datos con la obligada privacidad y confidencialidad, no hay ninguna obligación legal de incluir un aviso sobre privacidad en la firma del correo electrónico.

Nos encontramos, en mi opinión, en el mismo caso que cuando recibimos un aviso que nos informa que no imprimamos el correo si no es necesario (para evitar la deforestación del Amazonas, supongo), una mera cortesía.

Si alguien quiere incluir, pues, el aviso, está bien que lo haga, pero que no suponga que es una garantía de cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos.